Activar la preservación con alcance
Defina asunto, período, custodios y sistemas. Una orden ilimitada puede ser costosa e inmanejable; una demasiado estrecha puede dejar afuera fuentes críticas.
Suspender borrados relevantes
Coordine con TI la suspensión selectiva de políticas automáticas en buzones, repositorios o respaldos involucrados.
Documentar cadena interna
Registre quién preserva, desde dónde, cuándo y con qué método. Esto ayuda a explicar autenticidad y continuidad.
Liberar cuando corresponda
La preservación no debería mantenerse indefinidamente sin revisión. Debe existir una decisión documentada para ampliarla, modificarla o levantarla.
Lista práctica de revisión
- Identificar asunto y fecha de activación
- Definir custodios iniciales
- Listar correo, drives, ERP, chats y dispositivos
- Notificar a TI y responsables
- Suspender borrado automático selectivo
- Registrar acciones técnicas realizadas
- Controlar copias y accesos
- Revisar alcance periódicamente
Preguntas frecuentes
¿Preservar es lo mismo que recolectar?
No. Preservar evita pérdida; recolectar implica obtener copias o extraer información para revisión.
¿Se debe preservar el celular personal?
Depende de la relación con los hechos, las políticas BYOD, la privacidad y el marco aplicable.
¿Quién autoriza la suspensión de borrado?
Debe definirse en el protocolo interno, coordinando funciones jurídicas, tecnología y gobierno del dato.