Validar autenticidad y plazo
Registre fecha de recepción, canal, funcionario o entidad y términos de respuesta. No asuma que todo correo con apariencia oficial es auténtico.
Asignar responsable
Centralice la coordinación y determine qué áreas deben producir información. Varios equipos respondiendo en paralelo aumentan inconsistencias.
Preservar y recolectar
Separe preservación de producción. Entregar documentos exige saber de dónde provienen y qué versión se está enviando.
Revisión antes de envío
Verifique integridad, alcance, datos personales, privilegios o reservas aplicables y consistencia con comunicaciones previas.
Lista práctica de revisión
- Registrar recepción y plazo
- Verificar autenticidad
- Identificar responsable jurídico
- Crear inventario de solicitudes
- Asignar custodios internos
- Preservar información relevante
- Revisar reservas y datos sensibles
- Control de calidad de anexos
- Conservar evidencia de envío
Preguntas frecuentes
¿Debe responderse el mismo día?
Depende del acto y del plazo. Lo importante es registrar la recepción y evaluar de inmediato obligaciones y opciones.
¿Puede pedirse aclaración?
En algunos casos puede ser procedente solicitar precisión o extensión, pero debe evaluarse conforme al acto y autoridad.
¿Qué se debe guardar después?
Copia del requerimiento, acuse, inventario de producción, versión final, anexos y evidencia de envío.